Datenschutzinformationen für Vertrags‑ und Bestandskunden
Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Art. 13, 14 und 21 DSGVO
1. Verantwortlicher und Kontakt
Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:
Michael Loitz
Jean-Paul-Weg 6
22303 Hamburg
E-Mail: info@essenundernaehren.de
2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
| Zweck | Rechtsgrundlage | Erläuterung |
|---|---|---|
| Anbahnung und Abschluss von Verträgen (Lead‑Management, Angebotserstellung) | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO | Verarbeitung ist zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. zur Vertragserfüllung erforderlich. |
| Kommunikation mit (potenziellen) Kunden via E‑Mail, Telefon, WhatsApp Business, Google Meet | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; bei WhatsApp Business zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an schneller Support‑Kommunikation) | |
| Rechnungs‑, Zahlungs‑ und Buchhaltungsprozesse (Lexware) | Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzl. Pflichten), Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO | |
| Direktwerbung für eigene ähnliche Leistungen | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; Widerspruch jederzeit möglich (s. Ziff. 9) | |
| Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs‑ und Nachweispflichten | Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO | |
| Geltendmachung bzw. Abwehr von Rechtsansprüchen | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO |
3. Kategorien personenbezogener Daten
- Stammdaten: Name, Firma, Position, Anschrift
- Kontaktdaten: Telefon, E‑Mail‑Adresse, ggf. WhatsApp‑Nummer
- Vertrags‑/Angebotsdaten: Deal‑Titel, Angebotstexte, Leistungsumfang, Vertrags‑ und Rechnungsdetails
- Kommunikationsdaten: Inhalt von E‑Mails, Chat‑ und Video‑Calls, Meeting‑Protokolle
- Zahlungs‑ und Buchhaltungsdaten
4. Quellen der Daten
- Eingehende E‑Mails an info@essenundernaehren.de
- Kontaktformular auf der Website essenundernaehren.de
- Manuelle Anlage in HubSpot CRM durch Mitarbeitende
- WhatsApp Business‑Nachricht von bestehenden Kunden (Opt‑In vorausgesetzt)
5. Empfänger / Kategorien von Empfängern
| Empfänger | Sitz | Rolle | Rechtsgrundlage / Garantien |
|---|---|---|---|
| HubSpot Germany GmbH / HubSpot Inc. | Deutschland / USA | Auftragsverarbeiter | EU‑Standardvertragsklauseln (SCC); Teilnahme am EU‑US Data Privacy Framework |
| Google Ireland Ltd. / Google LLC | Irland / USA | Auftragsverarbeiter | SCC; EU‑US DPF |
| Meta Platforms Ireland Ltd. / WhatsApp LLC | Irland / USA | Gemeinsame Verantwortlichkeit für Metadaten; sonst Auftragsverarbeitung | SCC; EU‑US DPF |
| Haufe‑Lexware GmbH & Co. KG | Deutschland | Auftragsverarbeiter | Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO |
| ApiUp GmbH | Deutschland | Auftragsverarbeiter | Auftragsverarbeitungsvertrag |
| Steuer‑ und Rechtsberater, Finanzbehörden, Gerichte | Deutschland | Eigene Verantwortliche | Gesetzliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) |
Eine Weitergabe an weitere Stellen erfolgt nur, wenn dies zur Vertragsdurchführung notwendig ist, Sie eingewilligt haben oder eine gesetzliche Pflicht besteht.
6. Drittlandübermittlungen
Übermittlungen an HubSpot Inc., Google LLC und WhatsApp LLC in die USA erfolgen auf Basis von
- Angemessenheitsbeschluss der EU‑Kommission („Data Privacy Framework“) oder
- EU‑Standardvertragsklauseln gem. Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO, inkl. zusätzlicher Schutzmaßnahmen.
7. Speicherdauer
Wir speichern Ihre Daten
- für die Dauer der Geschäftsbeziehung und anschließende 6 bzw. 10 Jahre zur Erfüllung handels‑ und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten (§§ 257 HGB, 147 AO);
- solange gesetzliche Verjährungsfristen (i. d. R. 3 Jahre, max. 30 Jahre) bestehen;
- bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung bzw. erfolgreichen Widerspruch.
8. Ihre Rechte
Sie haben jederzeit das Recht auf
- Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77).
- Widerspruch gegen Verarbeitungen, die wir auf Art. 6 Abs. 1 lit. f stützen, insbesondere gegen Direktwerbung (Art. 21).
- Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7) mit Wirkung für die Zukunft.
Nutzen Sie hierfür bitte die Kontaktdaten unter Ziffer 1.
9. Verpflichtung zur Bereitstellung
Ohne die im Rahmen des Vertrags benötigten Pflichtangaben ist ein Vertragsabschluss oder dessen Durchführung nicht möglich.
10. Automatisierte Entscheidungsfindung / Profiling
Eine automatisierte Entscheidungsfindung gem. Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Profiling wird nur zu internen Marketingauswertungen innerhalb von HubSpot vorgenommen und hat keinerlei Rechtswirkung für Sie.
11. Änderung dieser Datenschutzhinweise
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn dies aufgrund technischer Weiterentwicklungen, rechtlicher Änderungen oder anderer Gründe erforderlich ist. Die jeweils aktuelle Version finden Sie jederzeit auf unserer Website.
Stand: 10.05.2025