Anzeige: Ein Gastbeitrag von KantinePlus

Die Anforderungen an moderne Betriebsrestaurants und Caterer steigen. Gäste erwarten heute digitale Services, die sie aus ihrem Alltag kennen: online bestellen, mobil bezahlen, Speisepläne jederzeit abrufen und ohne lange Wartezeiten essen. Gleichzeitig stehen viele Betriebe unter Druck: Personalmangel, steigenden Kosten und komplexere gesetzlichen Vorgaben prägen den Alltag.

Wer weiterhin mit Excel-Listen, Papierzetteln und veralteten Kassensystemem arbeitet, verliert häufig Zeit, Übersicht und Effizienz – oder sogar die Zufriedenheit der Gäste.

Digitalisierung in der Gemeinschaftsgastronomie ist einfacher als gedacht

In Gesprächen mit Kantinenbetreibern tauchen immer wieder ähnliche Bedenken auf: Die IT-Landschaft wirkt komplex, ein neues System klingt nach monatelangem Projekt, Mitarbeitenden könnten es nicht annehmen, Kosten erscheinen schwer kalkulierbar. Hinzu kommt die Frage: Wo fängt man an, wenn Speiseplanung, Bestellung, Kasse, Abrechnung, HR und Buchhaltung zusammenhängen?

Mit einer passenden Softwarelösung wie KantinePlus kann der Einstieg schrittweise erfolgen – flexibel und ohne großes IT-Projekt.

Die Plattform digitalisiert Prozesse, die im Alltag häufig Zeit kosten: von der Speiseplanung über Bestellung und Ausgabe bis hin zur automatisierten Abrechnung.

Dabei passt sich das System dem Betrieb und auch unterschiedlichen Betriebsgrößen an – von der kleinen Mitarbeiterkantine über wachsende Caterer bis hin zu Unternehmen mit mehreren Standorten.

Typische Abläufe in der Praxis

Wie das konkret aussehen kann, lässt sich am besten an den realen Abläufen einer Kantine zeigen.

Der Speiseplan entsteht per Drag & Drop. Das Küchenteam plant die Woche visuell im Browser. Die KI-gestützte Artikelpflege kann Beschreibungen, Bilder, Allergene und Zusatzstoffe automatisch vorschlagen. Was früher viel manuelle Pflege bedeutete, lässt sich dadurch schneller und strukturierter bearbeiten – inklusive Allergenen, Nährwertangaben und gesetzliche Vorgaben.

Bestellung und Speiseplan: digital erreichbar für Gäste

Der Gast bestellt, wo es ihm gerade passt: über das Bestellportal am Schreibtisch, über die App für iOS und Android im Homeoffice oder am Bestellterminal direkt in der Kantine.

Der digitale Speiseplan zeigt jederzeit, was es gibt, welche Gerichte angeboten werden, welche Allergene enthalten sind und bis wann bestellt werden kann. Stornierungen und Reservierungen laufen ebenfalls digital – ohne zusätzliche Anrufe in der Küche.

Ausgabe und Bezahlung: weniger Reibung im Ablauf

Lange Warteschlangen an der Essensausgabe oder an der Kasse lassen sich durch digtale Abläufe reduzieren. Mit der NFC-Kantinenkarte ist der bargeldlose Checkout in kurzer Zeit erledigt. Das Zusammenspiel aus POS-Kassensystem, optionalem Self-Checkout-Kiosk, Bestellportal und Mobile-App unterstützt einen reibungsloseren Ablauf.

Abrechnung: weniger manuelle Arbeit am Monatsende

Auch die Abrechnung kann automatisiert werden. Jede Bestellung läuft in die passende Abrechnungsschiene – zum Beispiel per SEPA-Lastschrift, über die Lohnbuchhaltung oder über eine externe Kasse.

Zuschüsse und Subventionen lassen sich pro Mitarbeitergruppe hinterlegen und automatisch verrechnen. Kostenstellen können sauber getrennt werden. Was sonst am Monatsende manuell zusammengetragen werden muss, gelingt dadurch auf Knopfdruck.

Daten, Schnittstellen und Auswertungen

Daten fließen dorthin, wo sie gebraucht werden. Strukturierte Excel- und CSV-Exporte stehen für Buchhaltung, Controlling und interne Auswertungen bereit. So müssen Zahlen nicht aus mehreren Systemen zusammengesucht werden.

Für größere Unternehmen können Single Sign-On und Active Directory-Sync die Anmeldung an die bestehenden IT anbinden. Mitarbeitende loggen sich dann mit ihren gewohnten Unternehmenszugangsdaten ein.

Praxisbeispiel Hekatron: Reibungslose Umstellung bei mehr als 1.000
Mitarbeitenden

Dass die Einführung von KantinePlus auch in größeren Organisationen ohne langwierige IT Projekte gelingt, zeigt das Beispiel der Hekatron GmbH aus Sulzburg. Das Unternehmen hat die Plattform für sein Betriebsrestaurant eingeführt – bei mehr als 1.000 Mitarbeitenden, die täglich versorgt werden.

Trotz der Größe verlief der Umstieg ohne Störungen im laufenden Betrieb. Speiseplanung, Bestellung, Kassensystem und Abrechnung wurden Schritt für Schritt digitalisiert und in die bestehende IT-Landschaft integriert. Die Mitarbeitenden konnten den neuen Bestellprozess vom ersten Tag an nutzen – über das Bestellportal oder direkt über die Mobile App.

„Wir sind äußerst zufrieden mit KantinePlus – die Umstellung verlief unkompliziert und reibungslos. Besonders schätzen wir die hervorragende Betreuung durch das Team von KantinePlus.”

Petra Brauch | Leitung Interne Services | Hekatron

Das Beispiel Hekatron macht deutlich: Auch wenn viele Tausend Essen pro Monat ausgegeben werden und eine bestehende Infrastruktur ersetzt werden muss, ist die Digitalisierung der Gemeinschaftsverpflegung kein Mammutprojekt – sondern ein planbarer Schritt mit schnell sichtbarem Ergebnis.

KI in der Großküche: Was wirklich hilft – und was nicht

Was sich durch digitale Kantinenprozesse verändern kann

Die Effekte der Digitalisierung zeigen sich vor allem dort, wo Abläufe bislang viel manuelle Arbeit verursachen:

• weniger Aufwand bei Speiseplanung, Bestellung und Abrechnung
• weniger Fehlerquellen durch zentrale Datenpflege
• kürzere Wartezeiten für Gäste
• transparente Datenbasis für Einkauf, Controlling und Verwaltung
• steigende Gästezufriedenheit durch effizientere Prozesse

Für Caterer ensteht ein zusätzlicher Vorteil: Mit einer Plattform lassen sich mehrere Kunden, Standorte und Kantinen zentral verwalten, ohne dass für jedes Objekt eine eigene Insellösung entsteht.

Einstieg über einzelne Bausteine

Der Einstieg muss nicht ale Bereiche auf einmal umfassen und ist damit deutlich einfacher als viele erwarten. Bei KantinePlus kann mit einzelnen Bausteinen gestartet werden, etwa dem digitalen Speiseplan und der Online-Bestellung. Später lassen sich weitere Module wie Kasse oder NFC-Karte ergänzen.

Digitalisierung als Teil zukunftsfähiger Betriebsgastronomie

Digitalisierung in der Gemeinschaftsgastronomie ist kein reines Zukunftsthema mehr. Sie beeinflusst Wirtschaftlichkeit, Mitarbeiterzufriedenheit und Wettbewerbsfähigkeit.

Wer Prozesse heute überprüft, kann gezielt entscheiden, welche digitalen Bausteine im eigenen Betrieb sinnvoll sind. Mit einer Lösung wie KantinePlus muss dieser Schritt weder teuer, noch riskant oder kompliziert sein. Er kann aber dabei unterstützen, Abläufe zu vereinfachen und Mitarbeiter- und Gästezufriedenheit zu steigern.

Wer wissen möchte, wie das im eigenen Betrieb konkret aussehen könnte, kann sich KantinePlus in einer kostenlosen Demo direkt zeigen lassen.

Über KantinePlus

KantinePlus ist eine flexible, digitale Kantinen-Lösung für Unternehmen unterschiedlicher Größe – vom Start-Up über mittelständische Unternehmen bis hin zu größeren Organisationen.

Das digitale Kantinen-System lässt sich an unterschiedliche Bedarfen anpassen und ist ohne eigene zusätzliche Infrastruktur nutzbar.

Von Verwaltung über Bestellung bis zur Abrechnung bündelt KantinePlus zentrale Prozesse in einem System. Das kann Zeit, Aufwand und Kosten reduzieren und zugleich für mehr Übersicht im Betrieb sorgen.

Mehr Informationen gibt es unter KantinePlus.de.

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